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Fuente: Aidspan

Andrew Green. Global Fund Observer.

Algunos receptores principales preocupados por que los requerimientos intensivos de presentación de informes desvíen la atención del trabajo programático

Debido a que los requerimientos de elaboración y presentación de informes son demasiado estrictos y demandan mucho tiempo, algunos receptores principales (RPs) del Fondo Mundial han tenido que replantear sus organizaciones y rechazar potenciales sub-receptores (SRs) que no pueden cumplir con las normas de presentación de informes.

“Los receptores principales han encontrado que con frecuencia pasan más tiempo escribiendo y respondiendo a las solicitudes de informes y verificaciones [agente financiero local] que en la implementación real de sus subvenciones”, dijo la copresidente de la Red de Receptores Principales de la Sociedad Civil, Bárbara Rieckhoff, a Aidspan en un correo electrónico.

Incluso entre los receptores que tienen la capacidad de cumplir con los requerimientos, hay quienes comentan que, a medida que las obligaciones de presentación de informes evolucionan, no reciben el apoyo suficiente del Fondo Mundial, de manera que recae en ellos la responsabilidad de resolver la forma integrar estos cambios.

Establecimiento de requerimientos para la presentación de informes

El Mecanismo de Coordinación del País designa a un receptor principal durante el proceso de redacción de su nota conceptual, pero el trabajo del receptor principal comienza realmente en serio después de que la nota conceptual ha sido aprobada y comienza el proceso de preparación de la subvención.

En ese momento, el receptor principal es responsable de elaborar o contribuir a varias herramientas que ayudan a establecer los requerimientos para sus propios informes que tendrá que presentar más adelante. Esto incluye un mapeo de los mecanismos de ejecución que esencialmente es una descripción general que muestra “quién estará haciendo qué, y con qué parte de los fondos de la subvención”, según la página web del Fondo Mundial. Los receptores principales también deben construir un marco de desempeño que describa los indicadores y metas que se deben alcanzar mediante la subvención y detallar la manera en que el receptor principal pretende recopilar, comparar y analizar los datos de sus programas.

También se espera que los receptores principales presenten una lista de todos los productos que tienen la intención de comprar con la subvención, un presupuesto detallado y un expediente con información básica sobre su organización.

Estas herramientas son componentes clave de una subvención final, que primero será revisada por el Comité de Aprobación de la Subvención (CAS) antes de presentarla a la Junta del Fondo Mundial para su autorización final. Después se firma, y se realiza el primer desembolso al receptor principal, que es cuando comienza el proceso de elaboración y presentación de informes.

Los requerimientos de la presentación de informes

Los detalles de los informes varían según las herramientas desarrolladas por el receptor principal durante el proceso de preparación de la subvención, pero los requerimientos básicos son bastante consistentes. Por lo general, un receptor principal tiene la obligación de presentar cada seis meses un informe sobre los avances que se han realizado hacia los objetivos que fueron presentados en el marco de desempeño, dar más detalles sobre su proceso de adquisición y gestión de suministros y proporcionar una autoevaluación general sobre el desempeño de la subvención.

Un receptor principal también debe incluir una evaluación detallada de su desempeño y sus necesidades financieras y, estando la subvención aún en curso, también debe identificar las necesidades de efectivo para el próximo año de ejecución.

“El Fondo Mundial tiene una obligación para con todas las partes interesadas de informar sobre el impacto de la manera más extensa posible”, dijo Seth Faison, jefe de comunicaciones del Fondo Mundial. “Esto generalmente quiere decir que cada receptor principal tiene que enviar grandes cantidades de datos”. Sin embargo, algunos receptores principales se quejan de que es simplemente demasiado.

Los desafíos de la presentación de informes

Mokhothu Makhalanyane es el coordinador adjunto de la Unidad de Coordinación del Fondo Mundial en el ministerio de finanzas de Lesoto. El ministerio es el receptor principal de tres subvenciones activas, según la base de datos del Fondo Mundial.

“Creo que los requerimientos de presentación de informes para el Fondo Mundial son demasiados”, dijo, y los comparó con otras subvenciones en las que ha trabajado para diversas organizaciones y compañías, incluyendo el Banco Mundial, Irish Aid y Bristol-Myers Squibb. Los informes “consumen tanto tiempo. Yo no diría que son para países que aun están desarrollando sus capacidades”.

Añadió que esto es especialmente cierto cuando se trabaja con sub-receptores al recopilar la información financiera y de desempeño necesaria para elaborar los informes. En algunas comunidades, el ministerio no ha logrado identificar sub-receptores que puedan implementar los programas porque simplemente no existe la infraestructura necesaria para proporcionar documentación necesaria como, por ejemplo, recibos, para cumplir con las normas del Fondo Mundial.

Durante la reciente visita de funcionarios del Fondo Mundial, él pudo mostrarles algunos de los desafíos que su equipo tiene que hacer frente para elaborar los informes, y tiene la esperanza de que eso pueda provocar algún cambio.

Mantenerse al día

En el pasado, el National Emergency Response Council on HIV and AIDS (Consejo Nacional de Respuesta de Emergencia al VIH/SIDA, NERCHA, por sus siglas en inglés) en Suazilandia también se ha visto enfrentando algunos retos para mantenerse al día con los requerimientos de presentación de informes del Fondo Mundial. Dumisani Kunene, director de servicios financieros del consejo, dijo que en 2011 NERCHA tuvo que establecer una Unidad de Gestión de Subvenciones separadamente porque el equipo de coordinación general del programa de la organización corría el riesgo de verse desbordado con los requerimientos del Fondo Mundial.

También recibieron dinero del propio Fondo Mundial para reformar su sistema de contabilidad y de presentación de informes. Faison dijo que esto está en línea con un esfuerzo más amplio del Fondo Mundial para realizar capacitaciones en el país sobre los requerimientos de presentación de informes y para financiar los esfuerzos de creación de capacidad y fortalecer los sistemas de seguimiento y evaluación.

Ahora NERCHA es capaz de gestionar sus subvenciones fácilmente, pero Kunene dice que su equipo aun tiene la obligación de estar encima y preparados para cualquier nuevo requerimiento. Esto incluye las obligaciones recientemente introducidas de presentar informes sobre las actividades del programa que, pese a que no son pagadas por el Fondo Mundial, son necesarias para el éxito de la ejecución de sus subvenciones. Como ejemplo hizo referencia a un nuevo insectario de malaria que se encuentra actualmente en construcción. El Fondo Mundial está pagando por la adquisición de productos y equipos, pero es el gobierno de Suazilandia quien está financiando la construcción real del edificio. No obstante, NERCHA tuvo la obligación de elaborar un informe sobre el proceso de encontrar un lugar, la selección de los diseñadores y la aprobación de los planos del diseño y la puesta en marcha del insectario.

Los requerimientos son importantes, dijo Kunene, “ya que dan una imagen clara de qué causó retrasos en una implementación”, pero le preocupa que el trabajo adicional pueda poner presión sobre los recursos de un receptor principal.

Esto pone de relieve una de las principales preocupaciones de Rieckhoff, copresidente del grupo de sociedad civil: que mientras el Fondo Mundial en efecto ofrece ayuda para la creación de capacidad, no es suficiente y suelen no estar a la par con las nuevas exigencias de presentación de informes.

¿Su solución? “¡Mejor prevenir que curar!” escribió. “Es decir, anticiparse a invertir un poquito más de tiempo con los receptores principales (especialmente las ONG a nivel nacional que son nuevas o más pequeñas) para asegurarnos de que entienden y que pueden cumplir con los requerimientos para la presentación de informes adecuadamente”.